Internkontrollforskriften: Komplett guide for små bedrifter

Internkontrollforskriften pålegger alle norske virksomheter å ha et systematisk HMS-arbeid. Her får du en praktisk gjennomgang av de 8 kravene – og hvordan små bedrifter kan holde dokumentasjonen i orden uten å drukne i papirarbeid.

Hva er internkontrollforskriften?

Internkontrollforskriften (forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter) trådte i kraft i 1997 og gjelder for tilnærmet alle norske virksomheter – fra enkeltmannsforetak til store konsern. Forskriften krever at bedriften kan dokumentere at HMS-arbeidet er planlagt, gjennomført og fulgt opp.

For små bedrifter er det ikke omfanget som er utfordringen, men å holde dokumentasjonen oppdatert over tid: sertifikater som utløper, kurs som må fornyes, kontroller som skal gjennomføres årlig. Uten et system er det lett å miste oversikten.

De 8 kravene forklart

1. Sørge for at lover og forskrifter er tilgjengelige

Bedriften må ha oversikt over hvilke HMS-lover og forskrifter som gjelder, og gjøre dem tilgjengelige for de ansatte. Dette inkluderer arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonsvernloven og bransjespesifikke forskrifter.

2. Sikre nødvendig kunnskap og ferdigheter

Ansatte skal ha den opplæringen som kreves for å utføre arbeidet trygt. Kurs, sertifikater og kompetansebevis må dokumenteres – og fornyes før de utløper.

3. Sørge for at arbeidstakere medvirker

Ansatte og verneombud skal involveres i HMS-arbeidet. Rutiner for medvirkning, vernerunder og møter må være på plass og dokumenteres.

4. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet

Bedriften må sette konkrete HMS-mål og skrive dem ned. Målene skal være målbare og gjennomgås jevnlig.

5. Ha oversikt over organisasjon, ansvar og oppgaver

Det skal være tydelig hvem som har ansvar for hva innen HMS. Roller, fullmakter og oppgaver skal være skriftlig dokumentert.

6. Kartlegge farer og vurdere risiko

Risikovurdering er kjernen i internkontrollen. Farer skal identifiseres, risiko vurderes og tiltak dokumenteres. Utstyr med krav om kontroll (som stiger, løfteutstyr og kjøretøy) må ha oppdatert dokumentasjon.

7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik

Bedriften må ha et system for å melde inn og behandle avvik. Både ansatte og ledelse skal vite hvordan avvik registreres og følges opp.

8. Systematisk overvåkning og gjennomgang

Internkontrollen skal gjennomgås jevnlig for å sikre at den fungerer. Årlig gjennomgang med ledelsen er et minimum for de fleste bedrifter.

Hvordan et fristsystem hjelper deg å oppfylle kravene

Flere av kravene handler i praksis om å ha kontroll på dokumenter og datoer: HMS-kort, sertifikater, kursbevis, EU-kontroll, årlige gjennomganger og risikovurderinger. Et enkelt fristsystem gjør jobben mye lettere:

Krav 2 (kompetanse): Registrer alle ansattes kurs og sertifikater med utløpsdato, og få varsel før de går ut.
Krav 6 (risiko og utstyr): Legg inn kjøretøy, verktøy og annet utstyr med kontrollfrister – EU-kontroll, sakkyndig kontroll, service.
Krav 7 (avvik): Når frister nærmer seg blir det tydelig hvem som må følge opp, før situasjonen blir et avvik.
Krav 8 (gjennomgang): En samlet oversikt over alle frister og status er selve grunnlaget for den årlige HMS-gjennomgangen.

Slik gjør Yldig det enkelt

Yldig samler kurs, sertifikater, kjøretøydokumenter og bedriftsfrister på ett sted. Du får varsel i god tid før noe utløper, og en oversikt du kan bruke direkte i HMS-gjennomgangen.

Se hvordan Yldig fungerer

Ofte stilte spørsmål

Gjelder internkontrollforskriften enkeltmannsforetak?

Ja. Forskriften gjelder alle virksomheter som omfattes av HMS-lovgivningen, også enkeltmannsforetak med ansatte eller innleide.

Må internkontrollen være skriftlig?

De fleste elementene skal dokumenteres skriftlig. Omfanget skal tilpasses virksomhetens størrelse og risiko, men mål, ansvar, risikovurdering, rutiner og avviksbehandling må kunne fremvises.

Hvor ofte skal internkontrollen gjennomgås?

Minst én gang i året. Endres arbeidsforhold, utstyr eller organisering, skal relevante deler oppdateres fortløpende.