Databehandleravtale

• Kundevirksomheten er behandlingsansvarlig.
• Selskapet som leverer Yldig – er databehandler.
• Avtalen inngår som en del av Yldigs vilkår for bruk.

Behandlingen varer så lenge kundeforholdet består, samt en begrenset periode som er nødvendig for sikker sletting og oppfyllelse av rettslige forpliktelser.

Behandlingen kan omfatte:

• Innsamling
• Registrering
• Organisering
• Lagring
• Visning
• Oppdatering
• Utsending av varsler
• Kundestøtte
• Sletting

Formål: Levere Yldigs tjeneste for frister og fornyelser.

• Kundens administratorer og brukere
• Kundens ansatte
• Eksterne kontaktpersoner
• Andre personer registrert av kunden

• Navn
• E-post
• Telefonnummer
• Stilling eller rolle
• Kurs- og sertifikatinformasjon
• Fristinformasjon
• Kjøretøytilknytning
• Avtale- og kontaktinformasjon
• Notater og dokumenter registrert av kunden

Kunden bør unngå å registrere særlige kategorier av personopplysninger med mindre det er nødvendig, lovlig og særskilt vurdert.

Yldig behandler personopplysninger kun:

• I samsvar med avtalen
• Gjennom kundens bruk av tjenesten
• Basert på kundens dokumenterte instrukser
• Der gjeldende lovgivning krever det

Personer som er autorisert til å behandle personopplysningene er underlagt taushetsplikt.

Yldig benytter egnede tekniske og organisatoriske tiltak, blant annet:

• Autentisering
• Tilgangskontroll
• Adskilling per virksomhet
• Row Level Security
• Begrenset teknisk tilgang
• Sikker håndtering av hemmeligheter
• Loggføring og driftsovervåking
• Regelmessig vedlikehold og sikkerhetsoppdateringer

Nåværende kategorier og navngitte leverandører:

• Lovable Cloud / Supabase – infrastruktur, database og autentisering
• Resend – operasjonell e-postutsending

Stripe behandler betalingsinformasjon under sine egne gjeldende vilkår og med egen personvernrolle.

Yldig kan erstatte eller legge til underdatabehandlere og vil vedlikeholde en oppdatert liste. Vesentlige endringer varsles der det er rimelig mulig før en ny underdatabehandler tas i bruk.

Ved overføring utenfor EØS benyttes lovpålagte overføringsmekanismer.

Yldig bistår kunden med rimelig innsats ved:

• Innsynskrav
• Krav om retting og sletting
• Sikkerhetshendelser
• Vurderinger av personvernkonsekvenser der det er relevant
• Henvendelser fra tilsynsmyndigheter

Rimelig tilleggsarbeid utenfor normal tjenestelevering kan faktureres etter forhåndsavtale.

Yldig varsler kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med brudd på personopplysningssikkerheten som berører kundens data.

Varselet skal, når tilgjengelig, inneholde informasjon om:

• Hendelsens art
• Berørte opplysninger
• Sannsynlige konsekvenser
• Tiltak som er iverksatt eller foreslått

Ved avtalens opphør:

• Kunden kan be om sletting av kundedata.
• Yldig kan beholde informasjon som er lovpålagt.
• Data i normale sikkerhetskopier kan bestå midlertidig inntil de overskrives i standard sikkerhetskopisykluser.

Yldig gir rimelig informasjon som er nødvendig for å dokumentere etterlevelse. Revisjoner skal:

• Være rimelig nødvendige
• Være avtalt på forhånd
• Beskytte andre kunder og sikkerhetsinformasjon
• Unngå unødvendig driftsforstyrrelse

Ved motstrid mellom databehandleravtalen og øvrige vilkår om behandling av personopplysninger, går databehandleravtalen foran.